Oggi va di moda l’approccio olistico che, da vocabolario Treccani, è l’aggettivo di olismo: tesi secondo cui il tutto è più della somma delle parti di cui è composto. E ci pare ovvio.
Olismo nella cura della salute, olismo nello studio delle dinamiche sociali, olismo nella gestione aziendale.
L’approccio olistico, in pratica, dovrebbe consentire di assumere una decisione, in campo medico, sociale o aziendale, avendo cura di valutarne attentamente i riflessi sull’intero sistema al quale è applicata anziché solo su una sua singola componente. Facile a dirsi, difficile a farsi.
In ogni caso, visto che ci occupiamo di protezione di dati personali, possiamo dire che nulla è più utile, in questo ambito, che affrontarlo con un approccio olistico.
Facciamo un esempio.
L’avvio di un servizio di reception degli ospiti che accedono alla sede di un’azienda (ma vale anche per le organizzazioni pubbliche) richiede il coinvolgimento di molte funzioni: l’ufficio organizzazione per l’identificazione dei dati necessari al riconoscimento dell’ospite, l’ufficio legale per la stesura dell’informativa e dell’acquisizione del consenso, l’ufficio IT per la creazione del software di accettazione degli ospiti, l’ufficio acquisti per l’approvvigionamento degli armadi in cui conservare la documentazione, l’ufficio formazione per addestrare l’addetto al trattamento dei dati personali, ecc. Non basta predisporre un bancone ed un addetto!
Quindi, non è poi così complicato applicare un approccio olistico. Basta un poco di attenzione e qualche riunione “no perditempo” per assencondare il principio della privacy by design, ovvero la strada olistica del GDPR. Inoltre, il Reg. 679/2016 favorisce tutto questo indicando la designazione di un Data Protection Officer (in molti casi obbligatoria) che sia coinvolto in qualsiasi decisione che riguardi il trattamento dei dati personali e che sappia sensibilizzare tutte le funzioni aziendali. Per questo, meglio scegliere un DPO con solide esperienze organizzative piuttosto che specialistiche: a vocazione olistica invece che solistica.