Il registro è uno strumento che consente di mantenere memoria di una certa attività. Normalmente, quindi, si identifica l’attività che si vuole registrare e si annotano sul registro tutti gli eventi che riguardano quell’attività.

Esempio

Attività: Emissione delle fatture di un professionista

Il registro corrispondente, peraltro obbligatorio secondo la normativa fiscale, è il registro delle fatture emesse sul quale vengono annotate, cronologicamente, le fatture che il professionista emette

Gli scopi finali di un registro possono essere

ricostruzione a posteriori di un fenomeno;
deterrenza rispetto all’abuso di una certa attività;
ausilio per l’analisi preventiva di certe attività.

Un esempio di ricostruzione a posteriori di un fenomeno sono i cosiddetti “registri di log” che una infrastruttura di memorizzazione genera automaticamente annotando chi ha chiesto l’accesso, quando l’ha chiesto e le operazioni eseguite.

Il registro di una biblioteca, invece, costituisce principalmente un deterrente nei confronti di chi intende abusarne. Gli utenti della biblioteca, per esempio, sanno che non possono prendere in prestito più di tre libri contemporaneamente e sanno che il registro può smascherare facilmente ogni abuso. Senza il registro gli abusi non potrebbero essere scoperti.

Un esempio di registro di ausilio all’analisi preventiva (ma anche alla ricostruzione di fenomeni) è previsto proprio dal Reg. 679/2016: è il cosiddetto registro delle attività di trattamento. Il Reg. 679/2016 ha reso obbligatorio tale registro per almeno due scopi:

indurre il titolare ad una “inventariazione critica” dei trattamenti di dati personali che effettua (analisi preventiva);
consentire la ricostruzione “a posteriori” delle attività di trattamento.

Emerge, quindi, tutta l’utilità di questo strumento ancorché spesso vissuto, nelle realtà aziendali, come una sorta di ostacolo burocratico alla fluidità dei processi.