Regole

Le regole sono quell’insieme di indicazioni che stabiliscono l’ordinario e corretto andamento della vita di un’organizzazione.

Esistono

• regole di comportamento

• regole d’uso

• regole di processo

Le regole di comportamento orientano le persone nello stabilire contatti con il resto dell’organizzazione e con il mondo esterno. Un esempio di tali regole è quello di non contattare i propri clienti utilizzando la casella di posta elettronica personale.

Le regole d’uso stabiliscono le modalità di utilizzo dei beni dell’organizzazione. Per esempio, cambiare la password di accesso ai programmi informatici con una periodicità massima di 60 giorni oppure non introdurre chiavette USB nei personal computer dell’ufficio.

Le regole di processo definiscono le modalità di conduzione dell’insieme di attività che lo compongono. Un esempio di tali regole può essere la verifica che un funzionario comunale deve effettuare sulla effettiva propagazione, su tutte le banche dati comunali (tributi, assistenza sociale, ecc.), degli aggiornamenti realizzati nel caso di un nuovo soggetto residente.

Le regole, quindi, sono uno strumento basilare per un corretto trattamento dei dati personali ed è necessario che siano precisamente conosciute dalle persone. È auspicabile, peraltro, che le regole siano, quando possibile, preimpostate (p.e. cambio password obbligatorio ogni 60 giorni richiesto automaticamente dal sistema) anche per essere conformi al modello della privacy by default raccomandato dal GDPR.